レシートと領収書は、日常の買い物やビジネスの取引で頻繁に受け取る書類です。一見すると同じように支払いを証明するものですが、法的な効力や会計処理における扱いには大きな違いがあります。特に経費精算や税務申告の場面では、「なぜレシートではなく領収書が必要なのか」という疑問を持つ方も多いでしょう。
本記事では、両者の定義と役割の違いを整理し、ビジネスにおける正しい使い分けを解説します。
レシートとは何か
レシートは、店舗や事業者が商品やサービスの代金を受け取ったことを示す簡易的な証明書です。主に会計処理の効率化や、購入内容の確認を目的として発行されます。
レシートに記載される主な情報は以下のとおりです。
- 店舗名や所在地、電話番号
- 購入日時
- 商品やサービスの明細
- 単価、数量、合計金額
- 支払い方法（現金・クレジットカードなど）
このように、レシートは取引の内容を詳細に記録している点が特徴です。特に複数の商品を購入した場合や軽減税率が適用される場合には、内訳が明確にわかるため、経費の内容確認や仕訳作業で役立ちます。
ただし、レシートはあくまでも「取引内容の記録」であり、必ずしも法的な証憑書類としての効力を持つとは限りません。そのため、場合によっては領収書の提出が求められることがあります。
領収書とは何か
領収書は、事業者が「代金を確かに受け取りました」という事実を証明するために発行する公式な書類です。レシートと異なり、税務署や会計処理において証憑（しょうひょう）として認められる性質を持っています。
領収書に記載されるべき主な項目は以下の通りです。
- 発行日
- 宛名（代金を支払った者の氏名または法人名）
- 金額
- 但し書き（代金の内容を示す記載）
- 発行者の名称・所在地・押印
これらの要素が揃っていることで、税務上も正式な証明力を持ちます。特に「宛名」や「但し書き」は、支払いの相手や目的を明確にするために重要な役割を果たします。
また、領収書は税務調査の際に支出の正当性を裏付ける書類として利用されます。そのため、事業取引や経費精算では、レシートよりも領収書の提出を求められるケースが多いのです。
レシートと領収書の違い
レシートと領収書はいずれも支払いを証明する役割を持ちますが、その性質や効力には明確な違いがあります。
まず、発行目的に違いがあります。レシートは購入内容を明細として記録することが主目的であり、顧客に対して「何をいくらで購入したのか」を分かりやすく示すために利用されます。一方で領収書は、代金を受け取ったことを正式に証明する書類であり、第三者に対しても支払いの事実を裏付ける効力を持ちます。
次に、法的効力の面でも差があります。レシートは簡易的な証明として使える場合もありますが、必ずしも税務署において正式な証憑として認められるわけではありません。領収書は必要な記載事項が整っていれば、法的にも支払い証明として扱われます。
さらに、経費精算における扱いにも違いが見られます。レシートは購入内容の内訳が分かりやすいという利点があるものの、宛名や但し書きがない場合には証拠力が弱くなります。そのため、経費精算や請求の場面では領収書が求められるケースが一般的です。
なぜ請求や経費精算は領収書が必要とされるのか
請求や経費精算において領収書が求められるのは、税務上の証憑書類としての確実性が重視されるためです。
領収書には宛名、但し書き、金額、発行者の情報といった要素が明記されており、取引の相手や支払いの目的を明確に証明できます。これは、税務調査の際に「この支出は事業に関連する正当な経費である」と裏付けるために必要な情報です。
一方でレシートには、宛名や但し書きが記載されていない場合が多いため、誰に対して、どの目的で支払いを行ったのかが不明確になりがちです。そのため、会計上の処理や税務署への説明において、証明力が不足するケースがあります。
さらに、領収書は金額に応じて印紙税の課税対象となることがあり、この点でも法的に位置づけられた書類であることがわかります。こうした理由から、請求や精算の場面では領収書の提出が求められるのです。
レシートでも認められる場合
原則として経費精算や請求には領収書が求められますが、状況によってはレシートでも証憑として認められる場合があります。
一つは、少額の経費に関する場合です。例えば、交通費や消耗品の購入など、比較的低額で日常的に発生する支出では、レシートのみで経費として処理が認められるケースがあります。
また、レシートに記載されている情報が領収書と同等の証拠能力を持つ場合もあります。具体的には、店舗名・所在地・購入日時・商品明細・合計金額などが明確に記載されている場合です。これらの情報が揃っていれば、取引の内容や支払いの事実を十分に証明できるため、税務署からも証憑として扱われる可能性があります。
ただし、宛名や但し書きが必要とされる取引では、やはり領収書が望ましいといえます。特に法人同士の取引や高額の支出においては、レシートでは不十分と判断されるリスクがあるため注意が必要です。
まとめ
レシートと領収書はいずれも支払いを証明する書類ですが、その性質には明確な違いがあります。レシートは購入内容を詳細に記録する点で便利な一方、宛名や但し書きがなく、法的な証憑力は限定的です。対して領収書は、発行者・宛名・金額・但し書きが明記され、税務上の証拠として正式に認められる効力を持っています。
そのため、経費精算や請求の場面では、証憑としての確実性が高い領収書が求められるのが一般的です。ただし、少額の支出やレシートに必要事項が揃っている場合には、レシートでも経費処理が認められるケースがあります。
つまり、日常的な小口の支出にはレシートを活用しつつ、正式な取引や高額な支払いでは領収書を確実に受け取ることが、会計処理や税務対応において重要だといえるでしょう。